صرفه جویی در خرید و تدارکات به معنای درست و مناسب عمل کردن در تهیه کالای مورد نیاز یک شرکت یا سازمان می باشد. صرفه جویی یکی از مهمترین ارکان و پایه های بنیادی در خرید و تدارکات می باشد. صرفه جویی مقوله ای است که از دیرباز در عملکرد فعالیتهای همه جانبه بشر نقش مهم و بسزای را داشته و دارد و صرفه جویی در شرکتها و سازمانها تاثیر مستقیم در بالابردن سود سود نهایی می گردد. ما باید ضمن صرفه جویی خرید و تدارکات سازمان به پنج اصل خرید توجه کافی داشته باشیم
پنج اصل مورد توجه در خرید عاقلانه و رقابتی
- کیفیت مناسب
- مقدار مناسب
- قیمت مناسب
- منبع مناسب
- زمان مناسب
جنبه های مختلف صرفه جویی
فرآیند صرفه جویی در نقش های متفاوتی در سازمان وجود دارد که از جمله آنها می توان به :
- صرفه جویی در زمان
- صرفه جویی در هزینه
مقوله صرفه جویی در زمان که تاثیر آن بدون شک غیر قابل انکار می باشد. حال با چه روشهای می توانیم در صرفه جویی در زمان پیشرو باشیم. یکی از موارد آن برنامه ریزی در خرید می باشد. برنامه ریزی در خرید که در هر سازمان و شرکتی متناسب با نیاز آن هماهنگ می شود. در برخی از شرکتهای تولیدی این برنامه ریزی به فصل تعمیرات دوره ای بستگی دارد و یا به روند عملیات شرکت که در هر صورت این روند تقریبا قابل پیش بینی و نرخ گذاری است.
اما در این بین جای خالی عدم توانایی کامل در برنامه ریزی جهت فعالیتهای خارج از برنامه نیز وجود دارد که آن نیز باید با درایت و تیزهوشی کارشناسان برطرف گردد. که از آن جمله می توان به خرابی و از بین رفتن قطعات در حال کار در شرکتهای تولیدی و یا تغییرات شدید نرخ ارز در تعاملات بازرگانی و غیره نام برد که اینگونه تغییرات و حوادثی از این قبیل باعث دگرگونی های اساسی در برخی برنامه ریزی های از قبل انجام شده می شود. که نتیجه آن عدم حصول موفقیت کامل در پیش بینی های انجام شده است.
تقسیم صحیح کار بین مسئولین خرید و تدارکات
یکی دیگر از موارد صرفه جوی که می توان در مقوله خرید و تدارکات انجام داد تقسیم صحیح کار بین مسئولین خرید و تدارکات می باشد حال چگونه با تقسیم کار بین مسئولین خرید می توان در صرفه جوی سازمان نقشی ایفا نمود.
معمولاً مسئولین خرید در هر شرکت و سازمانی در مقوله های خاصی تبحر و درایت دارند که این امر نشات گرفته از تجربه آنها در عمل به خرید آن کالا و یا خدمات می باشد. در تشریح این موضوع می توان گفت: زمانی که تقاضای خرید صادر می شود و یا نیازی از طرف مصرف کننده ایجاد می شود مدیران مربوطه سازمان باید تقاضای خرید واصله را به کارشناس خرید که در خرید نوع تقاضا مورد نظر تبحر دارد ارسال نمایند چرا که کارشناس خرید در مورد تقاضای فوق اطلاعات کامل و جامعی از تامین کنندگان این کالا دارد و در زمان کوتاهی می تواند نسبت به اخذ استعلام قیمت اقدام نماید. ضمن آن که نوع کالا را می شناسد و از همه مهمتر اینکه از قیمت قبلی خرید آن نیز مطلع است. کارشناس مربوطه با علم به موضوع خرید دارای قدرت چانه زنی بیشتر در اخذ تخفیف و یا خرید اعتباری کالا را دارد که این موضوع بدون شک تاثیر بسزائی در قیمت نهایی خرید محصول دارد. لذا با ارجاع و تقسیم صحیح کار بین مسئولین خرید و تدارکات در کاهش هزینه خرید و زمان کمک می نماییم.
خرید در محل
یکی دیگر از مولفه های که می توان در صرفه جویی و کاهش هزینه های خرید مطرح نمود بحث خرید در محل می باشد. این موضوع بیشتر در شرکتهای کاربرد دارد که کارخانه در یک استان و دفتر مرکزی کارخانه در یک شهر دیگر و یا مرکز شهر و استان قرار دارد.
پرواضح است که در اغلب شهرهای صنعتی و یا با جمعیت نسبتاً زیاد که صنعت و کارخانه در آن شهر قرار دارد تامین کنندگان کالا و خدماتی هر چند کوچک نیز وجود دارند که یک کارخانه با توجه به نوع محصول مورد نیاز می تواند از داخل همان شهر که کارخانه وجود دارد کالا و خدمات خود را تامین نماید که البته این نیز به عهده کارشناسان خرید و تدارکات مستقر در کارخانه می باشد.
خرید در محل تولید که منظور همان شهر و یا استان می باشد بیشتر در مورد محصولاتی که ارزش مالی چندانی ندارند و یا خرید محصول و یا گرفتن خدمات از همان شهر و استان که کارخانه در آن مستقر است مقرون به صرفه تر و کم هزینه تر خواهد بود.
با این عملکرد می توان سرعت عمل در خرید را بالا برد و همچین هزینه فرصت مسئولین خرید در استان و یا شهر دیگر را کاهش داد. چرا که در صورت وجود محصول و خدمات در محل کارخانه وعدم خرید آن و احاله آن به مسئولین خرید در شهر و یا استان دیگر که از کارخانه فاصله زیادی دارند در افزایش هزینه خرید محصول تاثیر مستقیم دارد و همچنین باعث افزایش هزینه فرصت برای کارشناسان خرید که باید زمانی را صرف تهیه و تامین کالای که می توانست در محل کارخانه تهیه گردد صرف شود.
تهیه کالا و خدمات بر اساس اولویت و زمان بندی
یکی دیگر از فرصتهای که می توان در بحث صرفه جویی و کاهش هزینه های خرید و تدارکات اشاره کرد تهیه کالا و خدمات بر اساس اولویت و زمان بندی می باشد. حال به بررسی نقش اولویت و زمان بندی در کاهش هزینه ها می پردازیم.
ما با اولویت و زمانبندی خرید کالا و خدمات می توانیم قدرت چانه زنی خود را در معاملات بالا ببریم و همچنین در سفارشهایی که نیاز به زمان ساخت و تولید دارد و یا تهیه محصول با توجه به وارداتی بودن آن نیاز به مدت زمان خاص انتظار خود را دارد تا کالا وارد کشور شود با تولید محصول و یا دریافت کالای وارداتی به هنگام در زمان مقرر می توانیم در عدم توقف تولید موثر بوده و در نتیجه باعث عدم ضرر و زیان در تولید، فروش و بخشهای دیگر سازمان گردد.
با اولویت و زمانبندی خرید و تدارکات می توان فرصتی جهت خرید زمان برای بودجه بندی و تامین اعتبار جهت خرید کالا و خدمات انجام داد. لازم به ذکر است اصل بودجه بندی خرید کالا و خدمات در ابتدای سال هر سازمان و شرکتی انجام می شود ولاکن با توجه به شرایط روز و گذر زمان و تغییراتی که قابل پیش بینی نیستند از جمله تغییرات نرخ ارز و یا مسائل دیگر می توان از این حربه جهت خرید زمان برای تامین اعتبار و وجوه لازم استفاده نمود.
تسریع در عملیات خرید و انعقاد قرارداد
یکی دیگر از روشهای صرفه جویی و کاهش هزینه در امر خرید و تدارکات تسریع در عملیات خرید و انعقاد قرارداد می باشد. مسئله تسریع در خرید و تدارکات در کشورهای که ثبات اقتصادی چندانی ندارند و یا دارای مشکلاتی اقتصادی و غیره می باشند بسیار حائز اهمیت می باشد. ما با تسریع در خرید و انعقاد قرارداد می توانیم از برخی مشکلات مالی ناشی از افزایش نرخ ارز تا حدودی جلوگیری نماییم. ضمن آنکه با این موضوع در عملیات تهیه و تدارک کالا و خدمات پیشرو هستیم. تسریع در عملیات خرید و انعقاد قرارداد به عواملی همچون آیین نامه و دستورالعمل های سازمان، اعتبارمالی، نوع و مقدار خرید و شرایط اضطراری به وجود آمده بستگی دارد. که البته این شرایط و عوامل به تفصیل در آیین نامه های مربوطه نگاشته و دیده شده است.
در آیین نامه ها جهت تسریع در خرید و انعقاد قرارداد بندی وجود دارد بنام ترک تشریفات که با این بند راه برای تسریع در عملیات خرید و جلوگیری از ضرر و زیان حاصل از طولانی شدن مدت زمان خرید هموار می شود. لازم به ذکر است آیین نامه های مربوطه بسته به نوع و فعالیت شرکت متفاوت می باشند اما عموماً قالب یکسانی دارند.
در این فرآیند نقش یک کارشناس خبره و با تجربه بسیار نمو می نماید چرا که ایشان با استفاده از اندوخته های تجربی در امر خرید و همچنین اعتباری که در بین شرکتهای تامین کننده و جامعه بازرگانی بدست آورده است می تواند نقش خود را در کاهش دادن زمان خرید جهت تهیه کالا و خدمات به خوبی ایفا نماید و این نقش در شرایط اضطراری بسیار روشن تر و پرفایده تر می شود. پرواضح است در انعقاد قرارداد با تامین کنندگان مربوطه خرید کالا و خدمات خود را به نوعی بیمه می نماییم.
چرا که فروشنده با انعقاد قرارداد خود را ملزم به اجرای موضوع قرارداد می نماید و البته انعقاد قرارداد یک تعهد دو طرفه می باشد بین فروشنده و خریدار و یا بین پیمانکار و کارفرما که هر دو طرف ملزم و متعهد به اجرای مفاد قرارداد می باشند و هر دو با شرایطی که در قرارداد ذکر شده است نسبت به عمل به آن متعهد و آینده پذیر هستند. فروشنده با انعقاد قرارداد و احیاناً دریافت پیش پرداخت نسبت به تهیه کالا و عمل آوری مواد اولیه اقدام می نماید تا در نتیجه نسبت به تحویل به موقع کالا و خدمات اقدام نماید و از آنطرف خریدار و یا کارفرما با تامین اعتبار لازم و در موعد مقرر نسبت به پرداخت وجه قرارداد اقدام می نماید.
خریدهای عمده
و اما در دیگر روش صرفه جویی و کاهش هزینه های خرید و تدارکات می توان به خریدهای عمده اشاره کرد که در خریدهای عمده با پیش بینی مقدار مصرف محصول در سال می توان از حداکثری تخفیف استفاده نمود کما اینکه باید مراقب بود نوع کالا و محصول در طول یکسال از رده مصرف خارج نگردد و همچنین شرایط نگهداری محصول مهیا باشد که لازمه آن داشتن انبارهای مناسب و سرپوشیده می باشد.
با خرید عمده می توان ضمن استفاده از تخفیف از هزینه های نشات گرفته از خرید بطور متوالی مانند هزینه ارسال کالا و غیره نیز بهره برد. اما یکی از معایب استفاده از این روش صرف هزینه مالی بیشتر در مقایسه با خرید جزء می باشد.
اجاره کالا
یکی دیگر از روشهای صرفه جویی و کاهش هزینه های خرید استفاده از مزیت اجاره کالا در داخل سازمان یا شرکت می باشد. در تعریف اجاره باید گفت قرارداد یا توافقی است که بدون پرداخت بهای دارایی مورد نظر و با پرداخت مبلغی کمتر ، حق استفاده از دارایی را می توان بدست آورد.
این موضوع در سازمانها هنگامی اتفاق می افتد که اجاره کالا و یا خدمات مقرون به صرفه تر از خرید کالا و خدمات می باشد چه بسا کالاهای وجود دارند که ضمن اینکه بهایی بسیار بالا دارند مصرف آنها نیز کوتاه می باشد. و همچنین اگر مورد مصرف شرکت و یا کارخانه بسیار محدود باشد از این روش نیز استفاده می شود. یکی دیگر از محاسن این موضوع این است در صورتی که از کالا و یا خدمات مورد اجاره ناراضی باشیم آن را فسخ نموده و حتی ضمن دریافت خسارت عملکرد نامطلوب موضوع اجاره، کالا و یا خدمات دیگری را متصور می شویم.
لازم به ذکر است فسخ نمودن موضوع اجاره به مفاد قرارداد و یا موافق نامه بین طرفین بستگی دارد. بحث اجاره هزینه های در بر دارد که این امر نیز در چهار چوب توافق بین طرفین منظور شده است که باید کاملا شفاف و روشن شده باشد و هیچ موضوعی بصورت شفاهی بین طرفین مورد موافقت قرار نگیرد چرا که هیچ ارزش قانونی و حقوقی ندارد.
بدیهی است که با توجه به موضوع بحث در اقتصاد انواع اجاره وجود دارد که هر سازمانی متناسب با کارکرد آن می تواند نسبت به انعقاد قرارداد و یا موافقت نامه اجاره اقدام نماید.یکی دیگر از مزایای اجاره که میتوان به آن متصور شد استفاده از تکنولوژی روز است که می توان موضوع اجاره را با کالا و یا خدماتی که نسبت به گذشته بهبود یافته است و بهره وری بیشتری دارند استفاده نمود.
یکی دیگر از مزایای اجاره ریسک معیوب بودن کالاهای خریداری شده را کاهش می دهد چه بسا اتفاق می افتد که سازمان کالا و یا خدماتی را تهیه می نماید که معیوب است و یا به هر علتی در دوره زمانی گارانتی و یا بعد از آن معیوب می شود که گاهاً باید کالای خریداری شده را کاملاً از رده خارج نمود.
مثل برخی از کالاهای چینی که متاسفانه بدون استانداردهای لازم وارد کشور می شود که بعد از معیوب شدن کاملاً بلا استفاده شده و مجدداً باید کالا و یا خدمات جدیدی تهیه نمود.
یکی دیگر از مزایای اجاره این است این موضوع گزینه مناسبی است برای شرایطی که بازارهای پولی و مالی و وام خوب نبوده و یا اخذ وام مقرون به صرفه نیست و شرایط اخذ وام بسیار سخت و مشکل می باشد. پس بهترین گزینه برای این شرایط اجاره کالا و یا خدمات می باشد.
یکی دیگر از مزایای استفاده از اجاره کالا و خدمات این می باشد که هزینه فرصت پول ممکن است بسیار بالا باشد و بهتر است با استفاده از این روش هزینه فرصت پول را بطور موثر و بهتری استفاده نماییم.
یکی دیگر از مزایای اجاره این است در صورت خرید کالا ممکن است استهلاک کالای خریداری شده بالا بوده و بازده آن مناسب نباشد. لذا با اجاره کالا می توان با کاهش هزینه نگهداری خرید کالا موثرتر عمل نمود.
شاید بتوان گفت یکی دیگر از مزایای اجاره کالا صرفه جویی ارزی در سازمان و کشور باشد که به نوبه خود در کاهش هزینه خرید و تدارکات و به طبع در کاهش ریسک هزینه فرصت موثر می باشد.
نویسنده : ابولفضل بابانواز
با عضویت در کانال تلگرام bohlerco@ از خدمات ویژه مجموعه ورق فنری بهلر بهره مند شوید.
۱- تخفیف ویژه
۲- ارائه نمونه رایگان
۳- ارائه مشاوره رایگان
۴- ارائه سرتیفیکیت
۵- تسهیلات در حمل و نقل
بدون دیدگاه