کاربرد شش سیگما در خرید و تدارکات ( نویسنده ابولفضل بابانواز )

کاربرد شش سیگما در خرید و تدارکات ( نویسنده ابولفضل بابانواز )

کاربرد شش سیگما در خرید و تدارکات

شش سیگما سيستمي است شامل مجموعه اي از ابزارهاي بهبود مستمر براي تمرکز بر روي فرآيندها، تحليل و مقايسه آنها و تخصيص منابع به فرآيندهايي که نيازمند توجه بیشتر هستند. امروزه دیگر پرداختن به مقوله کیفیت یک مزیت رقابتی نیست بلکه پاسخگویی به یک نیاز حیاتی است با این وصف که شش سیگما یک رویکرد تجاری و چند وجهی و همه جانبه است که به منظور پیشرفت در مسیر تعالی سازمان حرکت می کند که البته این امر مستلزم بهره گیری درست از آن می باشد.

سازمان (American Society for Ouality) ASQ شش سیگما را یک متدولوژی در بحث تجارب و کسب و کار می داند که با ابزارهایی، بهبود قابلیت فرایندهای کسب و کار را فراهم می آورد. این افزایش در عملکرد و کاهش تغییر پذیری فرایند به کاهش نقص و خطلا و بهبود در سود، تعهد پرسنل و کیفیت محصول می انجامد. تلفیق و یکپارچه سازی صحیح تکنیک های آماری در سیستمی جامع به نام شش سیگما صورت می گیرد. شش سیگما مسیری را در جهت تبدیل داده ها به دانش مورد نیاز سازمان ایجاد می کند که در نتیجه آن تغییرات فرایند مدار و افزایش سود آوری سازمان حاصل می شود.

با توجه به ماهیت شش سیگما که در درون آن وجود دارد یعنی بهبود فرایندها و محصولات یک شرکت پس می توان آن را در هر جای که نظم وجود داشته باشد استفاده و اجرا نمود که از آن جمله تولید – فروش – خرید و تدارکات – طراحی – و در هر جای که نظم و ترتیب وجود دارد.

حال با توجه به تعریفی که از این موضوع نمودیم چگونه می توانیم از شش سیگما در فرایند خرید و تدارکات استفاده کنیم.

اهداف شش سیگما در خرید و تدارکات:

  • کاهش نوسانات و تغییرات در خرید محصول
  • کاهش ایرادات و بهبود کیفیت محصول خریداری شده
  • بهبود بازدهی فرایندخرید
  • افزایش رضایت مصرف کننده
  • کاهش هزینه ها
  • افزیش قدرت خرید سازمان
  • کاهش سیکل زمانی تحویل کالا

در بحث شش سیگما در خرید و تدارکات باید چند عنصر مهم اساسی را مد نظر قرار داد:

استراتژی خرید

تامین کنندگان

پرسنل

تکنیک و ابزارهای مورد استفاده

استراتژی خرید در عملیات سیستم تدارکات توسط تیم مدیریتی تعیین و تدوین می گردد و به کارشناسان و مسئولین مربوطه انعکاس می گردد. این استراتژی در خرید باید به گونه ای طرح ریزی شود که بتوان در بهترین و سریعترین و کم انحرافترین تدارک کالا، سیاست خرید را پیش برد و عملیات خرید با موفقیت به سرانجام برسد. چرا که با تدوین یک استراتژی خوب و حساب شده در خرید و تدارکات می توان در کاهش هزینه های از قبیل دیرکرد خرید و یا معیوب بودن کالا و در نتیجه کاهش انحراف معیار خرید موثر بود. مدیران تصمیم گیرنده جهت تعیین استراتژی خرید برای اجرای پرژه شش سیگما در امر خرید و تدارکات می بایست نه تنها از علم مربوطه تا حدودی اطلاعات داشته باشند بلکه خود نیز از فرایند اجرای پروژه شش سیگما در سازمان آگاهی کامل نیزداشته باشند. یکی از پایه های اساسی در اجرای موفق پروژه همکاری مدیران و روئسای سازمان جهت اجرای پروِژه می باشد چرا که آنها باید بتوانند خود را با شرایط جدید هماهنگ نمایند و با توجه به اینکه رسیدن به نتیجه ثمربخش از اهداف مدیران و روئسای سازمان می باشد این مهم با درایت و تجربه آنها به خوبی پیش خواهد رفت. مدیران هر سازمان که خود نیز از بخشهای مهمی تشکیل شده اند باید جهت اجرای موفق شش سیگما در سازمان از افراد تحصیل کرده و حداقل المقدور با تجربه استفاده نمایند که البته نباید از آموزش و تعلیم افراد بی تجربه نیز غافل شد و پس از آموزش و تعلیم افراد، پرسنل آموزش دیده را در اجرای شش سیگما بکار گیری نمود. در اینجا باید گفت آموزش مدیران و روسای سازمان نیز باید در دستور کار قرار گیرد تا آنها نیز از فرایند و نحوه اجرای پروژه آگاهی کامل داشته باشند پس باید گفت آموزش و تعلیم در این پروسه مهمترین معیار در اجرای صحیح شش سیگما می باشد که تمامی پرسنل سازمان باید تحت آموزش قرار بگیرند.

یکی دیگر از عناصر بسیار مهم تامین کنندگان کالا و خدمات می باشند که نقش اساسی در کیفیت محصول خریداری شده دارند. که این مهم بدست نمی آید مگر با داشتن اطلاعات دقیق و به روز شده از تامین کنندگان کالا و خدمات. که از این اطلاعات به منظور بهبود کیفیت محصول خریداری شده استفاده می شود. در اجرای شش سیگما در سیستم تداکات یک سازمان و یا یک شرکت ما ناگزیر هستیم تامین کنندگان کالا و خدمات را درگیر این موضوع نماییم. چرا که آنها نیز در تعیین نوع و کیفیت محصول نقش داشته و در صورت عدم انطباق خود با سیاست های شرکت می توانند در انحراف از معیار خرید موثر باشند. ما باید آنچنان که در تدوین استراتژی خرید وسواس و حوصله به خرج می دهیم باید در روش و نوع انتخاب تامین کنندگان نیز وقت و زمان گذاشته و بهترین ها را انتخاب نماییم. پر واضح است که سازمان باید جهت اجرای پروژه تامین کنندگان کالا و خدمات را نیز به نوعی مطلع نماید تا آنها نیز بتوانند خود را با سیاستهای جدید سازمان هماهنگ و همسو نمایند. که در صورت عدم انطباق آنها با سیاستهای جدید سازمان باید کنار گذاشته شده و تامین کنندگان دیگری را جایگزین نمود. اما باید گفت که معمولا تامین کنندگان برجسته و با تجربه نه تنها خود را با سیاستهای جدید سازمان هماهنگ و همسو می نمایند بلکه از آن نیز استفبال می نمایند چرا که با این امر خود را به عنوان یک تامین کننده خوب و موثر معرفی می نماید و همچنین با این همسو شدن با سازمان یک قدم جلوتر از دیگر رقبای خود در بازار حرکت می نماید. گاها تامین کنندگانی وجود دارند که خود دارای مدارک اجرای شش سیگما در سازمان مطبوعشان را دارند که چه بسا با این مدارک و تجربه عملی آنها فعالیت سازمان با این گونه تامین کنندگان بسیار سهل تر خواهد بود. که این امر با اطلاع رسانی صحیح بدست می آید. و در نهایت باید گفت در صورت همسو شدن تامین کنندگان با سیاستهای جدید سازمان جاگذاری یکی از چند تکه پازل اجرای شش سیگما به خوبی پیش خواهد رفت. در این جا خالی از لطف نیست که تعدادی از معیارهای یک تامین کننده خوب را برای شما معرفی نماییم.

نوع شرکت از نظر حقوقی جز کدام دسته از شرکتها می باشد بطور مثال شرکت با مسئولیت محدود- سهامی  خاص- سهامی عام و غیره.

حسن شهرت و سابقه فعالیت شرکت

تعداد پرسنل وتراکنش مالی شرکت

توانای شرکت در تعهدات مالی و بانکی

میزان کیفیت و کمیت محصول تولیدی

شناسای قابلیت های فروشنده یا پیمانکار

داشتن استاندارها و گواهی نامه های مربوطه

توانای عملی و حقیقی تضمین کیفیت محصول

همسویی با استراتژی خرید سازمان

توانایی عرضه محصول با کیفیت بالا، هزینه پایین و تحویل به موقع

برخورداری از نیروی انسانی توانمند جهت مدیریت، اجرا وکنترل پروژه ها

برخی از این موارد ذکر شده در دراز مدت و سابقه همکاری با شرکت  به وجود می آید و برخی دیگر از اخذ استعلام از منابع دیگر بدست می آید که باید در هر صورت این موارد در تعیین یک تامین کننده خوب مد نظر قرا گیرد.

یکی دیگر از عناصر دیگر در این زمینه پرسنل می باشد: تعهد والزماات پرسنل جهت نزدیک شدن به کیفیت و کمیت خرید محصول لازم و ضروری می باشد و در این مسیر آموزش پرسنل جهت بهبود و هموار نمودن این مسیر لازم می باشد. در اینجا سازمان و مدیرت آن باید فرصتها و انگیزه کاری کارمندان را جهت تمرکز آنها بر روی استعداد و توانای شان جهت نیل به یک خرید خوب و مفید را بالا ببرند تا در نتیجه عدم انحراف از معیار خرید در جهت رسیدن به اهداف شش سیگما فراهم گردد. پرسنل فعال در اجرای شش سیگما باید به گونه ای آموزش و تعلیم داده شوند که هر کدام بتوانند بستر و فرهنگ شش سیگما را فراهم ساخته و پیاده سازی نمایند. باید در آموزش پرسنل تنها از افراد متخصص و دارای تجربه اجرای استفاده نمود که بتوان با صرف هزینه های اجرای به اهداف شش سیگما در سازمان دست یافت. لازم به ذکر است در آموزش پرسنل باید افرادی را در اجرای پروژه شش سیگما استفاده نماییم که قابلیت درک و فهم تکنیکهای پیشرفته آماری را داشته باشند و بتوانند این مهارتها و آموزشها را فهمیده و استفاده نمایند.این آموزشها و مهارتها باید در بین پرسنل با سطح فکری بالا انجام شود و مدیران نیز باید جهت همسو شدن با شش سیگما از این آموزشها استفاده نمایند. پرسنل می توانند با آموزش  و وتعلیم دقیق و حساب شده به عنوان یک نیرو و موتور پیشرو در اجرای شش سیگما باشند. چرا که با آموزش صحیح پرسنل می توان شاهد شکوفای سازمان در اهداف از پیش تعیین شده بود. در نهایت نتیجه می گیریم وجود پرسنل تحصیل کرده با انگیزه و آموزش دیده در در حل پازل شش سیگما نقش اساسی را دارد.

یکی دیگر از عوامل مهمی که در موفقیت شش سیگما نقش اساسی ایفا می نماید تکنیک ها و روشهای مورد استفاده در اجرای شش سیمگا می باشد. در استفاده از شش سیگما ابزارهای گوناگون و متنوعی استفاده می شود که از آن جمله می توان به نمودارهای فراوانی، علت و معلولی، طوفان فکری و نمودار برنامه ریزی و غیره اشاره کرد که آشنای با این ابزارهای و یا انواع دیگر آن در شش سیگما الزامی می باشد.

ولی آشنایی و استفاده از این ابزارها نمی تواند بطور کامل باعث موفقیت شش سیگما شود. تجربه و اجرای این عوامل در سازمانهای بزرگ نشان می دهد مهمترین عامل در اجرای کامل و با موفقیت شش سیگما پرسنل می باشند. در اینجا باید گفت ابزارها و تکنیکها هر چه قدر هم پیشرفته باشنداین افراد هستند که باید از این ابزارها به نحو احسن استفاده و بهره برداری نمایند.

در موفقیت شش سیگما دو عامل اساسی نقش دارند که از آن جمله می توان به:

1-در سازمان از چه نوع تکنیک و ابزاری آماری استفاده می کنیم. ( طوفان فکری، نمودار فراوانی، ابزارهای برنامه ریزی و…)

2-افراد و تیمهای مورد استفاده چه کسانی هستند

در ابزارها و تکنیکهای مورد استفاده می توان از طوفان فکری و انواع نمودارها از جمله نمودار وابستگی، فراوانی و غیره نام برد. و اینکه چه افرادی را در اجرای شش سیگما استفاده می کنیم در پاراگرافهای بالا شرح و بسط داده شده است.

نویسنده: ابولفضل بابانواز

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

فارسی